Юридична сторона масштабування бізнесу в IT: як уникнути ризиків і захистити бізнес

У цій статті ми розберемо, які юридично вразливі місця виникають під час масштабування digital- та IT-бізнесу, а також подивимось на інструменти, що допоможуть їх підсилити.

Головні ризики масштабування IT-агенції

На шляху до великої та амбітної бізнес-цілі юридична частина часто випадає з фокусу: в операційці все горить, дедлайни тиснуть, команда росте. Але масштабування бізнесу (поміж усього іншого) це також і комплекс юридичних питань, які потрібно вирішити «на березі».

Правильне оформлення відносин із командою, чітке закріплення прав інтелектуальної власності та налаштування механізмів захисту інформації – фундамент, без якого будь-який IT-бізнес може втратити гроші, клієнтів та репутацію (і, на жаль, як правило, в найбільш неочікуваний момент).

Шляхи оформлення відносин з командою

Якщо ваша агенція саме зараз стрімко розвивається, для вас неймовірно важливо не допускати масштабування хаотичних та усних домовленостей з командою. Детальні та продумані договори з підрядниками, працівниками або партнерами – те, з чого має починатися ваша співпраця. Без чітких, системних правил і прозорої юридичної структури, вирішити спірну ситуацію у ваших інтересах, може бути довго, дорого, а іноді й неможливо.

ФОП, фріланс чи штат: як обрати правильну форму співпраці

Загалом існують три можливі та найпоширеніші форми співпраці у сфері digital та IT (не враховуючи режим Дія.City, особливості якого саме у цій статті не розглядаємо):

	Штат (офіційне працевлаштування)	Фріланс (без ФОП)	ФОП
Як з оформленням відносин	Трудовий договір та обов’язкове повідомлення податкової про прийняття працівника на роботу Розробка та ведення різних кадрових документів	Цивільно-правовий договір з фізичною особою (не як ФОП) + акти наданих послуг/виконаних робіт	Договір з ФОП про надання послуг/виконання робіт + акти наданих послуг/виконаних робіт
Як зі сплатою податків	Роботодавець нараховує та сплачує: ЄСВ (Єдиний соціальний внесок) – 22% від ЗП ПДФО (податок на доходи фіз.осіб) + військовий збір – 18%+ 5% відповідно (вираховуються іззі ЗП)	Фрілансер без статусу ФОП отримує дохід просто як фізична особа, а це: ПДФО (податок на доходи фіз.осіб) + військовий збір + ЄСВ – 18%+ 5%+22% відповідно. Обов’язок нарахувати та сплатити ці податки лягає саме на бізнес, як на податкового агента (звісно, якщо договір складений від ФОП/ТОВ)	ФОП самостійно веде облік, звітує та сплачує податки
Додаткові нюанси	Дотримання трудових гарантій (своєчасна оплата праці, відпустки, лікарняні тощо) Можна офіційно оформити працівника на надомну або дистанційну роботу	Юридично найслабша та не рекомендована модель співпраці	Ризик визнання відносин трудовими, якщо договір або відносини є фактично такими
Коли обрати	Ключові та керівні посади Людина, яка працює з вами повний робочий день (дистанційно або в офісі)	Разова і дуже коротка співпраця	Проєктна/точкова співпраця Людина залучена в особисті або інші проєкти, не пов’язані з вашим бізнесом

Щоб обрати найбільш релевантну для бізнесу форму співпраці, враховуйте характер завдань та обов’язків, рівень відповідальності та залученості у внутрішні процеси, рівень необхідного контролю, а також запланований строк вашої співпраці. І звісно особливості оформлення з таблички вище 🙂

Основні договори, які мають бути оформлені

Базовий мінімум, з якого варто почати, щоб коректно юридично оформити співпрацю в IT, та мінімізувати ризики, – це:

• Укласти договори надання послуг/виконання робіт з підрядниками та договори зі штатними працівниками, де будуть відображені всі деталі співпраці;
• Укласти NDA та NCA з підрядниками та працівниками, щоб врегулювати захист конфіденційної інформації, з якою вони будуть працювати;
• Розробити внутрішні політики та положення – ваші внутрішні правила з безпеки даних та перелік відомостей, які є конфіденційними та є комерційною таємницею. Усіх працівників важливо ознайомлювати зі змістом під особистий підпис.  

Розкішний максимум:

• Впровадження технічних рішень, які дозволяють контролювати доступ команди до внутрішніх даних, надають можливість фіксувати вхід у систему, копіювання файлів або інші дії;
• Проведення тренінгів щодо конфіденційності та безпеки, щоб команда розуміла суть внутрішніх політик та NDA, а не просто формально їх підписувала;
• Інтеграція в процес онбордингу та офбордингу юридичної частини;
• Перевірка юридичної репутації підрядників та партнерів перед співпрацею.

Типові помилки при оформленні команди

Помилки – це теж частина шляху, але пропонуємо вам їх оминути, дочитавши цю статтю до кінця🙂

Розмір – не головне

Серед усіх помилок, які часом допускає IT- та digital-бізнес, існує одна найбільш типова і водночас найбільш небезпечна – визначати необхідність юридичного захисту, керуючись розміром команди або бізнесу.

Неймовірно, але факт – коректне юридичне оформлення команди однаково важливо як для тих, у кого працює 50 людей, так і для тих, у кого лише 1 людина.

У невеликих командах ключові люди можуть бути залучені одразу в декілька процесів, вести більшість проєктів та мати доступ до багатьох клієнтських, фінансових та інших даних (іноді й майже до всіх). Відповідно, конфліктна ситуація з такою людиною та її звільнення можуть мати дуже негативні наслідки для бізнесу.

Домовленості в месенджерах

Чати та зідзвони – спосіб комунікації, який сам по собі не працює у правовій площині. Усні обговорення та повідомлення у месенджерах не замінюють продуманого, логічного та підписаного договору. Будь-яка домовленість має бути повністю там відображена.

Шаблонні договори без перевірки

Двох ідентичних за структурою та процесами роботи бізнесів, ймовірно, не існує. Це означає, що не варто шукати ідеальні та універсальні шаблони договорів (або ж намагатися самостійно скласти їх за допомогою чату GPT та інших LLM). 

Шаблон – це не абсолютне зло і з ним можна працювати. Точніше – кожен шаблон має бути доопрацьований юристом так, щоб цей договір став частиною юридичної системи захисту саме вашого бізнесу.

Диявол в деталях умовах та результатах

Недостатня увага до деталізації умов співпраці та формулювання очікуваних результатів створює творчий простір для різного розуміння та трактування ваших домовленостей. Таке поверхневе регулювання відносин може призвести до втрати контролю над процесом, результатами, дедлайнами та складнощів у доведенні порушення зобов’язань.

Конфіденційність і неконкуренція — юридичні інструменти захисту агенції

Наступний важливий крок після оформлення команди – це захист конфіденційної інформації (персональних даних, комерційної таємниці та загалом інформації, яка має цінність для вашого бізнесу). Звичайний договір, наприклад, договір між ФОП та ФОП про надання послуг/виконання робіт, вже може містити розділ про конфіденційність, в якому коротко визначається, що не підлягає розголошенню.  

Втім, покладатися лише на невеликий розділ в договорі ніколи не варто. Фактично – це має бути як трейлер до основних окремих договорів про конфіденційність та неконкуренцію. Він розповідає ключові моменти та загальний напрям, але повний перелік, межі та відповідальність – лише в NDA та NCA.

NDA (договір про нерозголошення) – що це і коли потрібен

Напевно, кожен ФОП в IT коли-небудь точно підписував NDA (Non-Disclosure Agreement) – договір про нерозголошення конфіденційної інформації. Незважаючи на те, що підписання NDA – це звичайна практика, одним з міфів про цей договір залишається те, що він є незаконним в Україні.

Так, NDA як окремий вид договору не врегульований в Україні (не враховуючи Дія.City), але має повну юридичну силу, враховуючи загальні норми укладення договорів і спеціальні – щодо комерційної таємниці та інформації з обмеженим доступом. Особливість NDA у тому, що для його ефективності недостатньо вказати, що «все конфіденційно на найближчі 100 років». Необхідно подбати, як про коректний зміст договору, так і впровадити різні організаційні та технічні рішення.

NDA має передбачати чіткий перелік конфіденційної інформації, способи її передачі, порядок використання, зобов’язання та відповідальність. Також варто скласти окремі NDA для різних посад та підрядників, враховуючи, що кожен з них може мати доступ до різної інформації (наприклад, маркетолог, дизайнер та розробник очевидно мають різні завдання та працюють зовсім з іншими даними). 

Договір про неконкуренцію (NCA)

NCA (Non-compete Agreement) – це договір про неконкуренцію, мета якого захистити інтелектуальну власність та напрацювання бізнесу від використання їх працівниками, підрядниками та партнерами на користь конкурентів або ж у власних інтересах.

Будемо чесними, NCA має не кращу репутацію в Україні, ніж NDA.  І так само, як і з NDA, узагальнення та занадто широкі обмеження в договорі не спрацюють, у разі необхідності вирішення спору в суді.

Для складення коректного NCA важливо визначити (і залучити юриста для ФОП та бізнесу 🙂 ):

• чіткий перелік сфер діяльності, що будуть вважатися конкурентними (замість «сфера IT/digital», варто деталізувати сферу, ринок, тип послуг, тип клієнтів або конкретні продукти)
• обмеження території та строку дії
• фінансову компенсацію (справедливої винагороди за утримання від конкурентних дій)
• чітку відповідальність за порушення (не лише відшкодування збитків).

Захист інтелектуальної власності в IT-агенції

Дизайн, контент, програмне забезпечення, бази даних – це все об’єкти інтелектуальної власності та повноцінні активи для агенції. Юридичний супровід для IT-компанії на будь-якому етапі розвитку є необхідним для того, щоб вірно визначити всі об’єкти інтелектуальної власності, побудувати стратегію їх захисту, а також правильно оформити передачу прав на такі об’єкти.

Хто є власником результату роботи

Для початку зафіксуємо найбільш ключові та базові IP-поняття:

• оригінальний код, дизайн, контент (аудіовізуальний, текстовий тощо) – це об’єкти авторського права
• ідеї, теорії, принципи, методи, процедури, процеси, системи, способи, концепції – не захищаються авторським правом
• автор – це завжди людина (або декілька людей – співавтори), а не безпосередньо агенція або компанія
• автор має два види прав: (1) майнові: право використання, заборони використання, оприлюднення, поширення, вносити зміни тощо; (2) немайнові: право бути вказаним автором, вимагати збереження цілісності твору тощо.
• авторські права (майнові та немайнові) виникають автоматично з моменту створення твору (коду, дизайну, контенту тощо) та не потребують обов’язкової реєстрації
• автор може передати повністю або частково лише майнові права, а ось немайнові – залишаються за автором назавжди, не можуть бути передані та охороняються безстроково.

Отже, за замовчуванням розробник, дизайн або копірайтер в агенції є автором. Для того, щоб передати клієнту майнові права на створені об’єкти, важливо переконатися, що такі права юридично передані спочатку агенції. Якщо пропустити цей нюанс, в подальшому це може призвести до неприємних наслідків у виді спору з клієнтом та відшкодування збитків, адже майнові права можуть залишитися у працівника або підрядника.

Головні документи для офіційно найманих працівників – трудовий договір та посадова інструкція, які мають відображати посадові обов’язки зі створення конкретних об’єктів ІВ, авторську винагороду за їх створення (додається до заробітної плати) та істотні умови передачі виключних майнових прав роботодавцю.

Практичний захист комерційної таємниці

Комерційна таємниця – це окремий об’єкт інтелектуальної власності. Українське законодавство визначає, що до складу комерційної таємниці відноситься інформація, яка є невідомою та легкодоступною для інших, має комерційну цінність, та щодо якої вживаються заходи для її захисту. Зокрема, це та інформація, яка формує конкурентні переваги, активи компанії та не може бути публічною.

Для IT-компанії це може бути код програмного забезпечення, технології, бізнес-процеси, стратегії, фінансова інформація тощо.

Договір про конфіденційність з працівником та підрядником є лише одним з практичних інструментів захисту комерційної таємниці.

Формула ефективного захисту конфіденційної інформації: юридичні документи (NDA,  NCA, внутрішні політики та положення) + організаційні заходи (контроль доступів та зберігання даних, тренінги для команди, використання корпоративної пошти тощо) + технічні рішення (відстеження входів та активності у системі, захист даних тощо).

Юридичний чек-лист для масштабування бізнесу в IT

• Оберіть релевантний формат співпраці з командою, щоб забезпечити прозорість і легальність співпраці, а також максимально мінімізувати ризики штрафів, фінансових та репутаційних збитків
• Укладіть базові договори з командою (трудові – з працівниками, про надання послуг/виконання робіт – з підрядниками), щоб визначити чіткі умови співпраці, зафіксувати передачу прав на об’єкти ІВ, очікувані результати та уникнути будь-яких хаотичних домовленостей
• Підготуйте NDA та NCA з чітким переліком конфіденційної інформації, адекватними та об’єктивними обмеженнями, щоб забезпечити реальність виконання таких договорів та уникнути ризику визнання їх недійсними
• Впроваджуйте внутрішні політики, організаційні та технічні рішення захисту важливих даних, щоб зменшити фактичний ризик втрати (витіку) конфіденційної інформації та забезпечити можливість довести несанкціонований доступ, використання або розповсюдження такої інформації
• Будуйте систему захисту об’єктів інтелектуальної власності, щоб захистити головні активи компанії та уникнути фінансових і репутаційних збитків.

Нехай з вами буде сила договорів! 🙂