Анна Клименко — співзасновниця агенції «Strategy-UP», сертифікована фасилітаторка, членкиня IAF — міжнародної асоціації фасилітаторів
Наради в команді — ключовий елемент спільної роботи. Проте, часто виникає ситуація, коли ефективність цих зустрічей залишає бажати кращого. Чому ж це відбувається і що можна зробити для поліпшення ситуації? Сформували для вас ключові поради на основі зустрічі з Анною у межах Ukrainian Digital Community.
Перш за все, важливо зрозуміти, що саме заважає команді ефективно співпрацювати під час нарад. Часто причиною є відсутність чітких правил і структури нарад, а також недостатня активність всіх учасників. Відчуття безладу чи невизначеності може пригнічувати ініціативу та уповільнювати прийняття рішень.
Запрошені учасники не знають про ціль зустрічі та чому важливо обговорити запропоновані питання. А ще вони гадки не мають про результат, який очікується в кінці. Тому важливо перед зустріччю надсилати адженду та очікування, цілі, для чого ця зустріч взагалі потрібна.
Існують компанії, в культурі яких дозволено відхиляти зустрічі в календарі, якщо вони надіслані без мети і адженди, навіть якщо це запрошення від директора
Також важливо користуватися корпоративними цінностями. Якщо вони активно впроваджуються під час нарад, це створює основу для продуктивної співпраці. Наприклад, цінність взаємовідповідальності може підштовхнути кожного учасника активніше брати участь у дискусіях та приймати на себе відповідальність за результат.
Зазвичай керівники делегують співробітникам «піти» на зустріч, але не надають повноважень відповідати, пропонувати ідеї та брати на себе відповідальність за певні задачі. Такий співробітник де-факто рахується присутнім, але користі з нього мало, він марно втрачає свій робочий час.
Далі, важливо залучити підтримку ТОП-менеджменту для впровадження програми покращення. Це дозволить підкреслити важливість ініціативи і створить підґрунтя для її успішного впровадження. Інформування всіх учасників перед впровадженням також допоможе зменшити опір до змін та підготує їх до нових правил гри.
Для підтримки ініціативи можна збирати амбасадорів змін, які будуть активно пропагувати нові правила та навчати інших їх використовувати. Застосування інструментів фасилітації, таких як групові вправи та методики, може значно полегшити процес нарад та зробити їх більш продуктивними.
І на завершення, можна додати гейміфікацію до процесу. Підбивання проміжних підсумків та відзначення перших успіхів може стимулювати учасників до активної участі та сприяти формуванню позитивного настрою під час нарад.
І нехай все вдається!
